TCO-Analyse Arbeitskleidung: Wie Schweizer KMUs bis zu 45% ihrer Kosten senken

Was ist TCO und warum ist es für Arbeitskleidung entscheidend?

Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet die Gesamtkosten, die während des kompletten Lebenszyklus eines Produkts anfallen – von der Beschaffung über die Nutzung bis zur Entsorgung. Bei Arbeitskleidung umfasst dies weit mehr als nur den Kaufpreis:

Die TCO-Formel für Arbeitskleidung:

• Anschaffungskosten (30-50% der Gesamtkosten)
• Verwaltungs- und Prozesskosten (15-25%)
• Ersatz- und Qualitätskosten (20-35%)
• Versteckte Kosten wie Imageverluste (10-20%)
• Wasch-/Pflegekosten (nur bei speziellen Branchen relevant)

In den meisten KMUs tragen Mitarbeitende die Waschkosten selbst – umso wichtiger ist es, bei der Anschaffung auf pflegeleichte und langlebige Materialien zu achten.

Besonders in der Schweiz, wo Lohnkosten und Qualitätsansprüche überdurchschnittlich hoch sind, kann eine TCO-Optimierung erhebliche Einsparungen bringen. Unternehmen, die ihre Beschaffungsstrategie auf TCO-Basis optimieren, sparen durchschnittlich 30-45% ihrer Gesamtkosten – ohne Kompromisse bei Qualität oder Mitarbeiterzufriedenheit.

Die versteckten Kostentreiber bei Arbeitskleidung

1. Verwaltungs- und Prozesskosten

Auch bei kleineren Unternehmen summiert sich der Verwaltungsaufwand schnell. Bei 20-50 Mitarbeitenden fallen typischerweise 5-10 Arbeitsstunden pro Monat an für:

• Bestellprozesse bei verschiedenen Lieferanten
• Grössenverwaltung und Umtauschprozesse
• Nachbestellungen bei Neueinstellungen
• Koordination bei Mitarbeiterwechsel

Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitenden benötigt etwa 6 Stunden pro Monat für die Verwaltung. Bei einem Stundensatz von CHF 65 entstehen jährlich CHF 4’680 an reinen Verwaltungskosten – Geld, das produktiver eingesetzt werden könnte.

2. Wasch- und Pflegekosten (branchenspezifisch)

Während die meisten Mitarbeitenden ihre Arbeitskleidung zuhause waschen, gibt es Branchen mit speziellen Anforderungen:

• Gastronomie/Hotellerie: Oft täglicher Wechsel erforderlich, professionelle Reinigung für einheitliches Erscheinungsbild
• Gesundheitswesen: Hygienische Aufbereitung vorgeschrieben
• Lebensmittelindustrie: Spezielle Hygienestandards

Für die Mehrheit der KMUs entstehen hier keine direkten Kosten. Allerdings führt minderwertiges Material zu:

• Schnellerem Verschleiss durch häufiges Waschen
• Verfärbungen und Formverlust
• Häufigerem Ersatzbedarf

Tipp: Hochwertige Materialien mit guter Waschbeständigkeit halten 2-3x länger – das rechnet sich auch ohne Waschkosten-Kalkulation.

3. Qualitätsbedingte Folgekosten

Minderwertige Arbeitskleidung führt zu:

• Häufigeren Ersatzbeschaffungen (durchschnittlich alle 6-12 Monate statt alle 2-3 Jahre)
• Höheren Reklamationsraten und Umtauschkosten
• Produktivitätsverlusten durch unbequeme oder funktionsuntüchtige Kleidung
• Imageschäden bei Kundenkontakt

4. Fehlende Standardisierung

Ohne einheitliche Standards entstehen zusätzliche Kosten durch:

• Mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen Konditionen
• Inkompatible Grössensysteme
• Verschiedene Pflegeanforderungen
• Komplexe Lagerhaltung

Der TCO-Rechner für Schweizer KMUs

Um Ihre tatsächlichen Kosten zu ermitteln, nutzen Sie folgende realistische Berechnungsgrundlage:

Schritt 1: Anschaffungskosten berechnen

Anzahl Mitarbeiter × Anzahl Sets pro Mitarbeiter × Preis pro Set = Anschaffungskosten

Beispiel: 30 × 3 × CHF 150 = CHF 13’500

Schritt 2: Jährliche Verwaltungskosten

Arbeitsstunden pro Monat × Stundensatz × 12 = Verwaltungskosten

Beispiel: 6 × CHF 65 × 12 = CHF 4’680

Schritt 3: Ersatz- und Qualitätskosten

(Anschaffungskosten × Ersatzquote) + Qualitätsverluste = Ersatzkosten

Bei minderwertiger Qualität (jährlicher Ersatz): CHF 13’500 × 1.0 = CHF 13’500

Bei hochwertiger Qualität (Ersatz alle 3 Jahre): CHF 13’500 × 0.33 = CHF 4’455

Schritt 4: Versteckte Kosten

Imageverluste + Mitarbeiterunzufriedenheit + Koordinationsaufwand = ca. CHF 3’000-5’000

Gesamte TCO pro Jahr:

Mit minderwertiger Kleidung: CHF 13’500 + CHF 4’680 + CHF 13’500 + CHF 4’000 = CHF 35’680 Pro Mitarbeiter und Jahr: CHF 1’189

Mit hochwertiger Kleidung: CHF 4’455 + CHF 4’680 + CHF 4’455 + CHF 2’000 = CHF 15’590 Pro Mitarbeiter und Jahr: CHF 520

Einsparpotenzial: 56% oder CHF 669 pro Mitarbeiter/Jahr

Branchen-Benchmarks für Schweizer KMUS

Handwerk/Bau (ohne Wäscheservice)

• TCO pro Mitarbeiter/Jahr: CHF 800 – 1’200
• Hauptkostentreiber: Hoher Verschleiss, häufiger Ersatz
• Einsparpotenzial: 40% durch robustere Materialien

Büro/Dienstleistung

• TCO pro Mitarbeiter/Jahr: CHF 400 – 700
• Hauptkostentreiber: Image-Anforderungen, Mitarbeiterwünsche
• Einsparpotenzial: 35% durch Standardisierung

Gastgewerbe (teilweise mit Wäscheservice)

• TCO pro Mitarbeiter/Jahr: CHF 600 – 1’000 (ohne Service) / CHF 1’500 – 2’000 (mit Service)
• Hauptkostentreiber: Häufiger Wechsel, Hygieneanforderungen
• Einsparpotenzial: 30% durch Qualität und clevere Beschaffung

Produktion/Lager

• TCO pro Mitarbeiter/Jahr: CHF 500 – 900
• Hauptkostentreiber: Sicherheitsanforderungen, Funktionalität
• Einsparpotenzial: 45% durch bedarfsgerechte Ausstattung

5 bewährte Strategien zur TCO-Optimierung

1. Qualität vor Preis

Hochwertige Arbeitskleidung mit längerer Lebensdauer reduziert die TCO erheblich:

• Lebensdauer von 3 Jahren statt 1 Jahr = 66% weniger Anschaffungskosten
• Weniger Reklamationen = geringere Verwaltungskosten
• Bessere Passform = höhere Mitarbeiterzufriedenheit

2. Digitale Bestellsysteme implementieren

Moderne E-Procurement-Lösungen senken Verwaltungskosten um bis zu 70%:

• Automatisierte Nachbestellungen
• Digitale Grössenverwaltung
• Transparente Kostenübersicht
• Integration in bestehende ERP-Systeme

3. Bestellprozesse digitalisieren

Ein einfaches digitales Bestellsystem spart enormen Verwaltungsaufwand:

• Online-Formular statt E-Mail-Ping-Pong
• Grössenverwaltung in einer Excel-Tabelle
• Automatische Erinnerungen bei Neueinstellungen
• Transparente Kostenübersicht für die Buchhaltung

Selbst einfache Lösungen reduzieren den Zeitaufwand um 50-70%.

4. Nachhaltige Materialien wählen

GOTS-zertifizierte oder recycelte Materialien bieten mehrfache Vorteile:

• Längere Haltbarkeit durch hochwertige Fasern
• Geringere Waschtemperaturen = niedrigere Energiekosten
• Positive Aussenwirkung bei Kunden und Mitarbeitern
• Mögliche Förderungen für nachhaltige Beschaffung

5. Zentrale Lagerhaltung optimieren

Just-in-Time-Belieferung reduziert Lagerkosten um bis zu 50%:

• Bedarfsgerechte Bestellung
• Weniger gebundenes Kapital
• Reduzierte Lagerfläche
• Vermeidung von Überbeständen

Erfolgsbeispiele aus der Schweizer Praxis

Fallstudie 1: Handwerksbetrieb aus Chur

Ausgangslage: 25 Mitarbeiter, jährlich 3-4 Nachbestellungen pro Mitarbeiter wegen Qualitätsproblemen

Massnahmen:

• Umstellung auf strapazierfähigere Arbeitskleidung (20% höherer Einkaufspreis)
• Ein Lieferant statt drei verschiedene
• Digitales Bestellformular für Mitarbeiter

Ergebnis: 45% weniger Nachbestellungen, 60% weniger Verwaltungsaufwand, Gesamtersparnis von CHF 15’000 pro Jahr

Fallstudie 2: Restaurant-Kette Graubünden

Ausgangslage: 80 Mitarbeiter in 5 Filialen, uneinheitliches Erscheinungsbild, hoher Koordinationsaufwand

Massnahmen:

• Standardisierung auf eine Kollektion
• Lokaler Lagerbestand mit Grundgrössen
• Partnerschaft mit regionalem Textildienstleister für Sonderreinigung (nur Küchenpersonal)

Ergebnis: Einheitliches Markenbild, 30% Kosteneinsparung, zufriedenere Mitarbeiter

Fallstudie 3: IT-Unternehmen Zürich

Ausgangslage: 40 Mitarbeiter, Polo-Shirts verloren schnell Form und Farbe

Massnahmen:

• Investition in hochwertige Piqué-Polos mit besserer Färbung
• Mitarbeiter-Feedback bei Materialauswahl einbezogen
• Pflegehinweise als Teil des Onboardings

Ergebnis: 70% längere Lebensdauer der Kleidung, höhere Mitarbeiterzufriedenheit, professionelleres Auftreten bei Kunden

Ihr Weg zur optimierten TCO

Die Implementierung einer TCO-optimierten Beschaffungsstrategie erfolgt in vier Schritten:

1. Ist-Analyse: Erfassen Sie alle aktuellen Kosten mit unserem TCO-Rechner

2. Potenzialanalyse: Identifizieren Sie die grössten Einsparmöglichkeiten

3. Strategieentwicklung: Wählen Sie die passenden Optimierungsmassnahmen

4. Umsetzung: Implementieren Sie die Massnahmen schrittweise

Fazit: Qualität zahlt sich aus – auch bei kleinen Stückzahlen

Die Total Cost of Ownership-Analyse zeigt eindeutig: Wer nur auf den Einkaufspreis schaut, zahlt am Ende drauf. Gerade Schweizer KMUs können durch bewusste Qualitätsentscheidungen und optimierte Prozesse 30-45% ihrer Gesamtkosten einsparen – ohne komplizierte Systeme oder hohe Investitionen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in drei einfachen Prinzipien:

1. Qualität vor Preis: Langlebige Kleidung spart Geld und Nerven
2. Einfache Prozesse: Weniger Lieferanten, klare Abläufe
3. Mitarbeiter einbeziehen: Zufriedene Träger pflegen ihre Kleidung besser

Mit einem erfahrenen Partner, der sowohl hochwertige Produkte als auch pragmatische Lösungen für KMUs bietet, lässt sich das volle Einsparpotenzial realisieren – auch bei kleinen Bestellmengen.